بر اساس نتایج پژوهش جدید مجله فوربس روی هزار نفر از مدیران شرکتها و سازمانها، ۶۳درصد اعلام کردند بهخاطر مشکل داشتن در برقراری ارتباط با دیگران دچار کمبود وقت و ناتوانی در انجام وظایف مدیریتیشان شدهاند. همچنین ۶۸ درصد آنها گفتند که بهخاطر وجود ارتباط ضعیف و ناکافی با سایر شرکتها از ادامه همکاری با آنها خودداری کردهاند. این نتایج، در کنار یافتههای سایر پژوهشها درباره اهمیت ارتباطات درونسازمانی و برونسازمانی، نشان میدهد که میان ارتباط واقعی و موثر با آنچه در بسیاری از سازمانها بهعنوان ارتباط تلقی میشود، شکاف عمیقی وجود دارد.
یکی از مهمترین موانعی که باعث میشود رهبران و مدیران نتوانند ارتباط موثری با کارکنان، مشتریان و شرکتهای همکار برقرار کنند، ناتوانی آنها در برقراری ارتباط نیست، بلکه برداشت نادرستشان از ماهیت ارتباط و درک ناصحیحشان از این است که ارتباط واقعی دقیقا چیست. در واقع مشکل اصلی بسیاری از مدیران در مورد ارتباط این است که آنها بهاشتباه فکر میکنند ارتباط برقرار کردن با دیگران یک پدیدهای خاص و متمایز است که بهصورت خودکار اتفاق میافتد. درحالیکه ارتباط یک مهارت چندلایه و پیچیده است که نیازمند سطوح مختلف آگاهی، نیتخوانی و ساختارمندی است. اگر یک ارتباط عمیق و کامل بتواند شکل بگیرد دربرگیرنده چهار کارکرد اصلی ارتباط به شرح زیر است:
کارکرد انتقال: یک ارتباط درست و موثر در آشکارترین شکل خود باعث ارائه اطلاعات و دادهها میشود که البته این اطلاعرسانی چیزی فراتر از ارسال پیامها بوده و شامل موارد دیگری همچون تفکر، تحلیل، پردازش و واکنش نیز میشود.
کارکرد تاثیرگذاری: هر واژهای دارای پیامد و اثر خاص خود است و در زمان برقراری ارتباط درست است که تاثیرگذاری بر افکار و نگرشهای دیگران اتفاق میافتد.
کارکرد انتقال احساسات: در هر ارتباطی یک نوع انتقال احساسات و عواطف و انعکاس آنچه در درون گوینده و فرستنده پیام میگذرد وجود دارد و میتواند بر شنونده و دریافتکننده اثرگذار باشد.
کارکرد برقراری تماس: هر ارتباطی با یک لحظه تماس دوطرفه آغاز میشود. همین لحظه اولیه در ارتباط میتواند تعیین کند که آن ارتباط موفق خواهد بود یا ناموفق.
وقتی صحبت از ارتباطهای کاری به میان میآید، باید به اهمیت و تعیینکنندگی سه عامل اصلی توجه داشت، چرا که میزان اثرگذاری هر ارتباط و ارسال هر پیامی به سه شرط اصلی بستگی دارد که عبارتند از:
۱- موقعیت: یعنی محیط، نقشهای مشارکتکنندگان در ارتباط و پیشینه روابط بین آنها.
۲- الگوها: شامل الگوهای تماس چشمی، زبان بدن، ژست، لحن، حرکات دست و صورت و فاصله فیزیکی.
۳-همسویی گفتار و کردار: یعنی مطابقت داشتن آنچه در زمان برقراری ارتباط به زبان میآید و آنچه دیده میشود.
سطوح سهگانه ارتباط
ارتباط فرآیندی دوسویه است و در جریان هر ارتباطی طرفین میکوشند بر دیگری تاثیر بگذارند و نگرش و نظر او را به نفع خود دگرگون سازند. بر این اساس، سه سطح از ارتباط یا به عبارت بهتر، سه نسخه از ارتباط میتواند شکل بگیرد:
سطح اول: ارتباط موثر؛ خودآگاهی
نسخه اول ارتباط با خودآگاهی آغاز میشود. در این سطح، برقرارکننده ارتباط یا فرستنده پیام میکوشد بر آنچه گفته میشود، آنچه دیده میشود و آنچه احساس میشود، مدیریت درستی کند و بین محتوا، نیت و نگرش همسویی داشته باشد. در این سطح، برقرارکننده ارتباط فقط به دنبال ارسال پیام نیست، بلکه تلاش میکند معنای خاصی را بهصورت شفاف و قابل فهم و همراه با احساسات بهطرف مقابل منتقل کند.
سطح دوم: ارتباط پیشرفته؛ دیگرآگاهی
در این سطح، برقرارکننده ارتباط دامنه توجه و آگاهی را گسترش داده و به دنبال دریافت و تحلیل واکنشها و بازخوردهای مخاطب خود است.
در این سطح، هدف آن است که پیام بهدرستی و بهطور کامل منتقل شود و واکنشی مثبت از سوی مخاطب برانگیزد.
در واقع، در این سطح توجه و تمرکز بیشتری بر لزوم دریافت درست و کامل پیامهای ارسالی شکل میگیرد و خاصیت دوسویه بودن ارتباط بیشتر از سطح اول مورد توجه و تاکید است.
سطح سوم: ارتباط فزاینده؛ آگاهی از نتایج
در سطح سوم ارتباط، تاکید اصلی و محوری بر نیت و قصد از برقراری ارتباط قرار دارد.
در این سطح، فرد برقرارکننده ارتباط میکوشد افزون بر انتقال پیام و دریافت بازخورد، به نتایج مثبت و سازندهای دست یابد؛ بهگونهای که تصمیمهای طرف مقابل تحتتاثیر قرار گیرد و تمایل او به گسترش و تقویت روابط پیشین افزایش یابد. این عمیقترین و ماندگارترین سطح از رابطه بین دو طرف محسوب میشود.
بهطور کلی، اگر مدیری بخواهد بر کارکنان، مشتریان و مدیران سایر سازمانها تاثیرگذار باشد و نگرشها و تصمیمهای آنان را تغییر دهد، لازم است درک عمیق و درستی از ماهیت واقعی ارتباط داشته باشد و بداند در هر تعامل، با هر فرد و در هر سطحی، چه هدفی را دنبال میکند و چه نتیجهای از آن انتظار دارد. علاوه بر این باید بداند که هر گونه سهلانگاری و سادهانگاری مفهوم ارتباط در دنیای پر از پیچیدگی و تغییر امروز میتواند پیامدهای منفی و زیانباری هم برای مدیران و هم مجموعههای کاری تحت رهبریشان به دنبال داشته باشد و موقعیت آنها را در درون سازمان متزلزل سازد.
منبع: Forbes
