دامنه مسوولیت و سازوکار واحد امور شرکتی، از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. با این وجود، بهطور معمول این واحد حوزههایی چون ارتباطات شرکتی(درونسازمانی و برونسازمانی)، روابط با دولت، امور عمومی، روابط با جامعه و روابط با سرمایهگذاران را دربرمیگیرد. بهطور خلاصه، امور شرکتی را میتوان تیمی دانست که مسوول مدیریت منظومه ذینفعان کسبوکار است.
با افزایش دسترسی عمومی به اطلاعات و شفافتر شدن فضای اطلاعاتی در نتیجه تحولات فناورانه، کسبوکارها بیش از هر زمان دیگری در برابر ذینفعان خود پاسخگو شدهاند. سازمانهای پیشرو این تحول را فرصتی برای فاصله گرفتن از تمرکز کوتاهمدت و سهامدارمحور و حرکت بهسوی رویکردی پایدارتر، بلندمدت و چندذینفعی میدانند.
در کانون سازگاری با این محیط جدید، نهادینهسازی مدیریت اثربخش، شکلدهی فرهنگ سازمانی مناسب و برخورداری از هوشمندی لازم برای تعامل با ذینفعان قرار دارد. در این میان، هیچ واحدی در سازمان به اندازه امور شرکتی برای هدایت و تحقق همزمان این سه مولفه بههمپیوسته آمادگی ندارد.
مدیریت اثر بخش
در روزگاری مملو از تغییر و چالش، از مدیران امور شرکتی بیش از پیش انتظار میرود «دیدگاه بیرونی» را وارد فرآیند تدوین راهبرد سازمان کنند و در میان اولویتهای پیچیده و گاه متعارض ذینفعان مختلف، مسیریابی موثری داشته باشند. این شرایط فرصتی مهم برای امور شرکتی فراهم میکند تا با پاسخگویی به اقتضائات محیط جدید، جایگاه خود را در رأس هدایت و راهبری سازمان تثبیت کند.
تحقق این جایگاه مستلزم آن است که مدیران امور شرکتی از درکی عمیق و جامع نسبت به راهبرد و اهداف کسبوکار برخوردار باشند. اثرگذاری در این نقش و کسب اعتماد و اعتبار لازم در سازمان، در گرو شناسایی عواملی است که نتایج امروز و فردای کسبوکار را شکل میدهند. شرایط کنونی کسبوکار ایجاب میکند که مدیران امور شرکتی جایگاه واقعی خود را بازتعریف کرده و در کنار سایر اعضای تیم رهبری سازمان قرار گیرند. در چنین جایگاهی، آنها میتوانند هوشمندی ارزشمند و حیاتی ذینفعان را که در اختیار دارند، بهصورت موثر در اختیار فرآیند تصمیمسازی سازمان بگذارند. انتظار از این مدیران آن است که برای کسب اعتماد و احترام سایر مدیران وظیفهای، مجموعهای متوازن از مهارتهای کلیدی را به نمایش بگذارند؛ از جمله:
درک کسبوکار و برخورداری از سواد مالی: عاملی تعیینکننده برای ایجاد اعتماد در میان شرکای کسبوکار و نشان دادن این واقعیت که نقش امور شرکتی فراتر از یک واحد سازمانی بوده و کل کسبوکار را دربرمیگیرد.
شجاعت و استقلال: ورود دیدگاه بیرونی و نگاه به مسائل از منظر ذینفعان، مستلزم جسارت در طرح دیدگاههایی است که گاه میتواند چالشبرانگیز باشد.
قضاوت حرفهای: توانایی ایجاد توازن میان الزامات کسبوکار و ریسکها و پیامدهای تصمیمات مختلف.
رهبری سازمانی اثربخش: مهارت در ساخت و هدایت تیمی با عملکرد بالا و همراستا با ماموریت که ارزشی همسطح با سایر همتایان اجرایی خلق کند.
اندازهگیری و تحلیل: توانایی ارائه تحلیلها و شاخصهای دقیق درباره ریسکها و فرصتهای مرتبط با ذینفعان، مبتنی بر داده و قابل استفاده در سطح هیاتمدیره، بهجای اتکای صرف به شهودهای سنتی.
تحقق این مجموعه مهارتها مستلزم آن است که مدیر امور شرکتی به نوعی هوشمندی قوی، منسجم و قابل اعتماد دسترسی داشته باشد؛ هوشمندیای که از یکسو درک او از عوامل موثر بر کسبوکار را عمیقتر کند و از سوی دیگر، شواهدی مستقل برای ارائه قضاوتهای مستدل در سطح هیاتمدیره فراهم آورد.
در نهایت، مهمترین نقش ارزشآفرین مدیر امور شرکتی این است که اطمینان حاصل کند در تمامی فرآیندهای کلیدی سازمان (از تدوین راهبرد و تصمیمگیریهای سرمایهگذاری گرفته تا طراحی محصولات و برنامهریزی پروژهها)، تاثیر تصمیمات بر ذینفعان و پیامدهای آن برای کسبوکار، بهطور جدی و نظاممند مورد توجه قرار میگیرد.
فرهنگ سازمانی فراتر از بیانیه ارزشها
در کنار رهبری سازمان، فرهنگ مناسب نقشی بنیادین در ایجاد ذخیرهای ارزشمند از حسننیت و اعتماد در سازمان ایفا میکند؛ فرهنگی که باید بهطور مستمر توسط فرآیندهای سازمانی، ارزشهای اخلاقی قوی و رفتارهای حرفهای پشتیبانی شود. برای دستیابی به فرهنگی که خلق ارزش پایدار و بلندمدت را تشویق کند، جلب حمایت یکی از اثرگذارترین گروههای ذینفع، یعنی کارکنان، کاملا حیاتی است. فرهنگ سازمانی، قطبنمایی است که نشان میدهد در هر مقطع زمانی چه کاری باید انجام داد و چگونه باید ارتباط برقرار کرد. با این وجود، فرهنگی که از مسائل، دغدغهها و انتظارات ذینفعان جدا باشد، نمیتواند با بستر و واقعیت پیرامون خود ارتباط موثری برقرار کند.
در واقعیت، افراد آنگونه رفتار نمیکنند که از آنها انتظار میرود، بلکه مطابق با آنچه اندازهگیری و نظارت میشود عمل میکنند. از این منظر، فرهنگ نیروی محرک اولیه نیست، بلکه یک پیامد است؛ پیامدی که از سیگنالهای ارسالشده توسط فرآیندهای سازمانی شکل میگیرد و اولویتهای کاری کارکنان را قالببندی میکند. فرهنگ، حاصل اثر تجمعی مجموعهای از این فرآیندهاست. بهعنوان نمونه، رویههای جبران خدمات، نظامهای ارزیابی عملکرد، سازوکارهای تقدیر و پاداش و حتی بیانیههای ارزشی تدوینشده توسط واحد ارتباطات، همگی در شکلگیری فرهنگ سازمانی نقش دارند. افزون بر این، برداشت کارکنان از فرهنگ سازمانی میتواند تحت تاثیر بازتابهای بیرونی و پوشش رسانهای نیز قرار گیرد. از همین رو، ضروری است که مدیر امور شرکتی هم به گفتوگوهای بیرونی اشراف داشته باشد و هم از دغدغههای کارکنان در داخل سازمان آگاه باشد.
برای شکلدهی فرهنگی که ارزش پایدار و بلندمدت ایجاد کند، لازم است بهروشنی درک شود که هر یک از فرآیندهای سازمانی چه پیامهایی به کارکنان ارسال میکنند و چه چیزهایی را بهعنوان اولویتهای اصلی کسبوکار برجسته میسازند. ایجاد انتظارات روشن، همراستاسازی فرآیندها با اهداف کلان و برقراری ارتباط موثر، از مسوولیتهای اصلی رهبران سازمان است؛ و مدیر امور شرکتی بهطور منحصربهفرد در جایگاهی قرار دارد که میتواند هدایت این فرآیند را بر عهده بگیرد. افزون بر فرآیندها، کیفیت جذب و انتخاب سرمایه انسانی نیز نقشی تعیینکننده در شکلگیری فرهنگ سازمانی دارد؛ چرا که فرهنگ تنها از آنچه پاداش داده میشود، شکل نمیگیرد، بلکه از آنچه به سازمان راه مییابد نیز تاثیر میپذیرد. در این میان، واحد امور شرکتی با درک انتظارات ذینفعان و ریسکهای متنوع، میتواند نقش مهمی در همراستاسازی معیارهای جذب با فرهنگ مطلوب و تصویر بیرونی سازمان ایفا کند.
هوشمندی ذینفعان
با توجه به فراگیری و دسترسپذیری گسترده اطلاعات در دنیای امروز، شفافیت دیگر یک انتخاب نیست. بنابراین، شرکتها با یک دوراهی روبهرو هستند: یا میتوانند چشمانداز جدید رسانهای را بپذیرند یا با مقاومت در برابر تغییر، خود را در معرض ریسکهای جدی قرار دهند. این وضعیت نباید صرفا بهعنوان یک تهدید تلقی شود، بلکه فرصتی مهم برای بازتعریف رابطه سازمان با ذینفعان است. پلتفرمهای رسانهای، همانقدر که رفتارهای نادرست را بزرگنمایی میکنند، رفتارهای درست را نیز تقویت میکنند. کسبوکارها میتوانند از شفافیت آنلاین به نفع خود بهره بگیرند؛ به شرط آنکه چیزی برای پنهان کردن نداشته باشند و آمادگی گفتوگویی واقعی را در خود ایجاد کنند و از وفور دادهها البته با رعایت حریم خصوصی بهدرستی استفاده کنند.
برای تحقق این هدف، واحد امور شرکتی باید همان رویکردهای مدیریتی مبتنی بر تحلیل و داده را که در سایر بخشهای سازمان به کار گرفته میشود، در این حوزه نیز اعمال کند. تنها از این مسیر است که میتوان اعتماد سایر بخشهای کسبوکار را جلب و جایگاه راهبردی این واحد را تثبیت کرد. واقعیت آن است که هنوز بسیاری از شرکتها فاقد درک کافی و دقت تحلیلی لازم برای دستیابی به «هوشمندی ذینفعان» (Stakeholder Intelligence) بهموقع و معنادار هستند. یکی از دلایل اصلی این وضعیت، تمرکز بیش از حد بر حجم دادهها بهجای نتایج واقعی کسبوکار است. چالش مهم دیگر، کمبود تحلیلها و بینشهای عمیق است؛ زیرا که بسیاری از ارائهدهندگان خدمات این حوزه، همچنان بر شاخصهای صرفا خروجیمحور تمرکز دارند.
امور شرکتی برای ایفای نقش جدید خود، به نوعی متفاوت و پیشرفته از هوشمندی نیاز دارد که نسبت به ابزارهای سنتی موجود در بازار، یک تحول اساسی محسوب میشود و این ویژگیها را دارد:
حجم عظیمی از منابع داخلی و خارجی (از رسانههای سنتی و دیجیتال گرفته تا شبکههای اجتماعی) را یکپارچه میکند.
طیف گستردهای از ذینفعان، از جمله مشتریان، قانونگذاران، سرمایهگذاران، کارکنان، رسانهها و جوامع محلی را پوشش میدهد.
امکان شناسایی مسائل از منظر هر گروه ذینفع را فراهم میآورد.
تصویری یکپارچه، دارای زمینه و قابل اتکا از کل کسبوکار ارائه میدهد.
این نوع هوشمندی، گفتوگو را تسهیل میکند و پیوند میان کارکردهای مختلف سازمان را تقویت میسازد. همچنین به واحد امور شرکتی این امکان را میدهد که در نقش یک «مرکز فرماندهی» عمل کند و بر تیمهایی نظارت داشته باشد که ماموریت آنها تعامل با گروههای کلیدی ذینفعان است. در پرتو این ماموریت، انسجام بیشتری در هویت، ارزشها و رفتارهای سازمانی شکل میگیرد.
درک و توانایی نمایش ارزشی که واحد امور شرکتی خلق میکند، کلید هدایت سایر بخشهای سازمان برای سازگاری با بستر جدید کسبوکار و حرکت بهسوی رویکردی ذینفعمحور است. به گفته «کلر دیوِر»، مدیر امور شرکتی شرکت امنیت اطلاعات و تسلیحات BAE Systems، مهمترین ویژگی در این نقش «قضاوت» است؛ توانایی درک دیدگاههای متنوع و پیچیده و ارائه تصویری منسجم به کمیتههای اجرایی از آنچه دنیای بیرون از سازمان انتظار دارد. وظیفه امور شرکتی آن است که صدای دنیای بیرون را به اتاق هیاتمدیره بیاورد.
توصیه نهایی
برای اجرای اثربخش امور شرکتی در سازمانهای پیشرو، توجه نظاممند و یکپارچه به مجموعهای از حوزههای کلیدی ضروری است. این حوزهها، زیربنای تعامل موثر با ذینفعان، تقویت مشروعیت سازمان و خلق ارزش پایدار را شکل میدهند:
مشارکت ذینفعان: تقویت گفتوگوهای معنادار، پاسخگویی به دغدغهها و ایجاد روابط پایدار با ذینفعان، بهمنظور دستیابی به موفقیت متقابل.
ارتباطات راهبردی: همراستاسازی پیامها با اهداف و راهبردهای سازمانی و انتقال مؤثر چشمانداز، دستاوردها و ارزشها برای بهبود عملکرد و انسجام درونی و بیرونی.
حاکمیت شرکتی: طراحی و استقرار چارچوبهای اثربخش حاکمیتی، تضمین شفافیت، پاسخگویی و انطباق با مقررات، و تقویت اعتماد ذینفعان کلیدی.
روابط با سرمایهگذاران: ارتقای شهرت و اعتبار سازمان در بازارهای مالی، و حفظ روابط مستحکم با سرمایهگذاران برای حمایت از رشد بلندمدت.
ریسکهای سیاسی: شناسایی، ارزیابی و کاهش ریسکهای سیاسی، و صیانت از منافع، سرمایهگذاریها و عملیات سازمان در محیطهای نامطمئن و متغیر.
امور عمومی: توانمندسازی این حوزه از طریق تدوین راهبرد و ساختار مناسب، و همکاری نزدیک با رهبران سازمان برای افزایش نفوذ، اثرگذاری و قابلیت پیشبینی تحولات سیاستی.
روابط عمومی: ایجاد و حفظ روابط مثبت با افکار عمومی و رسانهها، مدیریت بحرانها و شکلدهی به تصویری معتبر و قابل اعتماد از برند.
مدیریت شهرت: حفاظت فعالانه از ارزش و اعتبار سازمان از طریق پیشبینی چالشها، پاسخگویی بهموقع و بهرهگیری از روایتهای مثبت و معتبر.
پایداری: هدایت سازمان در مسیر پذیرش رویههای پایدار، ادغام اصول محیطزیست، اجتماعی و حاکمیتی (ESG) در تصمیمسازیها و جلب اعتماد مصرفکنندگان و سرمایهگذاران مسوولیتپذیر.
