۷ چالش مهم حسابداری تولیدی و انتخاب بهترین نرم‌افزار برای مدیریت آن

یک حسابدار تولیدی به‌طور عمده با موضوعات و پروسه‌های مهمی مثل بهای تمام‌شده، انواع هزینه‌های جزئی و کلی، کالاهای در حال ساخت، ضایعات ناشی از تولید و مواردی از این دست سروکار دارد.

در چنین شرایطی استفاده از نرم‌افزار حسابداری تولیدی به یک ضرورت تبدیل شده است؛ ابزاری که می‌تواند محاسبات سنگین، گزارش‌دهی دقیق و کنترل لحظه‌ای جریان تولید را ساده‌تر و خطای انسانی را به حداقل برساند.

وجوه تمایز حسابداری تولیدی

پیش از آن که چالش‌های مهم حسابداری تولیدی را زیر ذره‌بین قرار بدهیم، لازم است بدانیم که وجوه تمایز حسابداری تولیدی چیست. پروسه حسابداری تولیدی برخلاف سایر زیرشاخه‌های حسابداری، علاوه بر داده‌های مربوط با خریدوفروش و هزینه‌های متداول، با داده‌های مهمی همچون هزینه‌های سربار، بهای تولید، کالاهای در حال ساخت و ضایعات ناشی از تولید سروکار داریم. استفاده از بهترین نرم‌افزار حسابداری آنلاین را برای شرکت‌های تولیدی به یک ضرورت تبدیل می‌کند. به‌طورکلی، وجوه تمایز این نوع حسابداری عبارتند از:

1. تأکید و تمرکز بر روی بهای تمام‌شده
2. کنترل و تحلیل موجودی چندگانه (مثل مواد اولیه، کالای در حال ساخت و خروجی تولید)
3. مدیریت و تحلیل ضایعات تولید
4. تحلیل سود و ارزش هر محصول به‌صورت مجزا
5. گزارش‌گیری مالی دقیق‌تر و پیچیده‌تر
6. تخصیص سربار تولید به‌صورت دقیق

چالش‌های مهم حسابداری تولیدی و راه‌حل کلیدی آن

به‌عنوان یک حسابدار در این شرکت‌ها با داده‌های متعددی مثل خرید مواد اولیه، تبدیل مواد اولیه به محصول، محاسبه دستمزد و سربار، کنترل موجودی، قیمت تمام‌شده تولید و سایر موارد مشابه، مواجه می‌شوید. هریک از این فرآیندها به‌نوبه خود چالش‌های متفاوتی را در پیشروی شما قرار می‌دهند. استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری می‌تواند نقش مهمی در مدیریت یکپارچه، دقیق و لحظه‌ای این اطلاعات ایفا کند.

چالش اول: ثبت دقیق منابع تولید

هنگام فعالیت در شرکت‌های تولیدی، اولین مسأله‌ای که می‌بایست به آن دقت داشته باشید، مسأله ثبت صحیح تمام منابع و مواد اولیه تولید است. دقت داشته باشید که میان میزان منابع مصرفی حقیقی و آنچه در سیستم‌های حسابداری ثبت می‌شود، ممکن است اختلاف حساب به وجود بیاید. به همین دلیل بسیار مهم است که به‌عنوان یک حسابدار، در اولین قدم یک سیستم و نرم افزار حسابداری تولیدی حرفه‌ای و شفاف را تهیه کنید. در قدم دوم لازم است پیش از آغاز فعالیت خود، به سراغ حساب‌های پیشین رفته و میزان دقت موجودی انبار را با آنچه ثبت ‌شده و درصد تطابق آن‌ها را موردبررسی قرار دهید.

چالش دوم: مدیریت ضایعات ناشی از تولید

در پروسه تولید، این ریسک وجود دارد که منابع و مواد اولیه تولید، خروجی تولید یا حتی تجهیزات تولید آسیب‌دیده و دچار خسارت شوند. چنانچه در صورت بروز یکی از این موارد، خسارت وارده را تحلیل و ثبت نکنید، محاسبه بهای تمام‌شده و حتی تحلیل عملکرد با مشکل مواجه شده و تراز مالی به هم می‌خورد.

برای آن که از بروز مشکل فوق جلوگیری کنید، لازم است تا فرم‌ها و فرآیندهای مشخصی را برای ضایعات سیستم تولید طراحی کنید. سایر مواردی که به شما کمک می‌کنند عبارتند از:

• بهره‌جویی از نرم افزار حسابداری تولیدی تخصصی با امکان ردیابی ضایعات تولید
• بررسی و ثبت دقیق ضایعات تولید و پیگیری سیاست‌های کاهش‌دهنده این خسارت‌ها

چالش سوم: ناهماهنگی میان بخش‌های تولید، انبار و بخش مالی

یکی دیگر از چالش‌های اساسی حسابداری تولیدی، ناهماهنگی اطلاعات مالی و داده‌های حقیقی بخش تولید است. به‌عنوان یک کارفرما یا مدیر در شرکت تولیدی، می‌بایست برای جلوگیری از این مشکل و بروز اختلاف حساب‌های گسترده از موارد زیر پیروی کنید:

1. آموزش پرسنل تولید و افزایش دقت آن‌ها در ثبت اطلاعات
2. به‌کارگیری نیروهای حسابدار باتجربه و کارشناس
3. ایجاد جلسه منظم میان مدیران بخش تولید و مدیران مالی در جهت هماهنگ‌سازی اطلاعات
4. ادغام‌سازی سیستم تولید با نرم‌افزار حسابداری تولیدی آنلاین

چالش چهارم: محاسبه قیمت تمام‌شده محصولات تولیدی

همان‌طور که می‌دانید، یک محصول برای آن که از چرخه تولید خارج شود، پروسه‌های متعددی را پشت‌سر می‌گذارد. به همین دلیل برای آن که بتوانید بهای تمام‌شده محصولات یک شرکت تولیدی را به‌طور دقیق مورد تحلیل قرار دهید، می‌بایست به دیتاهای مهم مثل منابع تولید، دستمزد کارکنان، هزینه انرژی، هزینه سربار و هزینه‌های غیرمستقیم توجه داشته باشید.

در این راستا می‌بایست از روش‌های استاندارد حسابداری پیروی کرده و بهای تمام‌شده را به‌صورت پیوسته بررسی کنید. از طرف دیگر، یک سیستم و نرم افزار حسابداری تولیدی دقیق به شما کمک می‌کند تا تمامی این آیتم‌ها را زیر ذره‌بین قرار داده و از اختلاف حساب در امان بمانید.

چالش پنجم: عدم ثبت صحیح هزینه‌های مرتبط با نیروی کار

یک کارفرما یا حسابدار کارگاه تولیدی می‌بایست جزئیات مربوط به نیروی کار را به‌طور دقیق زیر نظر داشته باشد؛ یعنی اطلاعاتی مثل حقوق و دستمزد روزانه یا ماهانه، هزینه بیمه و الزامات قانونی مرتبط با نیروی کار را به‌صورت دقیق و شفاف در سیستم‌های حسابداری قید کند. یک سیستم حسابداری ویژه تولیدی از طریق ارائه مزایای زیر، تا حد زیادی این اطلاعات و هزینه‌ها را بهینه می‌کند:

• وجود ماژول ویژه حقوق و دستمزد کارکنان
• امکان تبدیل و اتصال دیتاهای ورود و خروج کارکنان از طریق فایل‌های رایج مثل اکسل
• امکان انتقال هزینه دستمزد کارکنان به فرمول محاسبه بهای تمام‌شده

چالش ششم: عدم ثبت دقیق هزینه‌های جزئی و تنخواه گردان

شرکت‌ها و کارگاه‌های تولیدی با انبوهی از هزینه‌های جزئی و پراکنده مواجه می‌شوند. هزینه‌های جزئی مثل پرداخت به تنخواه‌گردان، هزینه‌های پیک، قبوض و سایر موارد مشابه، در یک بازه زمانی چندماهه می‌توانند به اختلاف حساب‌های کلان تبدیل شده و مشکلات متعددی را در مسیر حسابرسی قرار دهند. برای آن که بتوانید ریسک اختلاف حساب ناشی از هزینه‌های جزئی و تنخواه‌گردان را به صفر برسانید، لازم است تا تمامی هزینه‌ها را در سیستم حسابداری خود با دقت ثبت کنید.

چالش هفتم: محدودیت دسترسی به نرم افزار حسابداری تولیدی

تفاوتی ندارد که یک کارفرما، یک مدیر مالی یا یک حسابدار باشید. هنگامی که در شرکت‌های تولیدی می‌خواهید اسناد مالی را ثبت کرده و یا امور حسابداری را انجام دهید، یک چالش بسیار بزرگ در جلوی شما قرار می‌گیرد که می‌تواند همتراز تمام چالش‌های فوق آزاردهنده باشد. این مشکل آزاردهنده چیزی نیست جز خود نرم افزار حسابداری. عمده نرم‌افزارهای حسابداری موجود یا تخصصی حوزه فعالیت‌های تولیدی نیستند و یا آنقدر محدود و کند هستند که پروسه حسابداری را دچار اختلال می‌کنند.

خوشبختانه، برای رفع این مشکل هم برخی از شرکت‌های مطرح کشورمان سیستمی را تحت عنوان نرم افزار حسابداری ابری و آنلاین طراحی کرده‌اند. این سیستم‌های آنلاین که بر روی بستر ابری قرار دارند، نیازی به نصب نداشته و با انواع سیستم عامل‌ها مثل ویندوز، اندروید و ios قابل‌اجرا هستند. با کمک این نرم‌افزارهای ابری می‌توانید از هر نقطه به اطلاعات مالی دسترسی پیدا کرده و امور مالی خود را اصلاح و تکمیل کنید.

نتیجه‌گیری

در جهت شفافیت بخشیدن به حسابداری تولیدی، لازم است تا هزینه‌های مواد اولیه، تولید، خسارات، دستمزد و حقوق کارکنان، الزامات قانونی و سایر تراکنش‌ها را به‌صورت دقیق ثبت کنید. بسیار ضروری است که میان واحد تولید و واحد مالی هماهنگی کافی وجود داشته باشد تا ریسک اختلاف حساب به حداقل برسد. یک نرم افزار حسابداری تولیدی ابری قادر است تا از طریق ثبت دقیق تمامی گزارشات، پروسه حسابداری تولیدی را تسهیل کرده و ریسک خطاهای مالی را به حداقل برساند.